Clauses et conditions

Les services fournis par EMBLÈME sont ceux décrits dans la soumission, l’offre de services ou toute autre entente écrite acceptée par le CLIENT.

Toute demande qui dépasse la portée prévue au mandat initial, notamment l’ajout de fonctionnalités, de pages, de contenus, de déclinaisons, de campagnes, de modifications importantes ou de services additionnels, pourra faire l’objet d’une nouvelle estimation ou être facturée selon le taux horaire en vigueur.

EMBLÈME peut poursuivre et livrer le mandat initialement convenu même si les parties ne s’entendent pas sur la réalisation ou le coût de travaux supplémentaires demandés en cours de projet.

Aucun résultat particulier en matière de ventes, d’achalandage, de référencement, de positionnement, de conversion, de portée publicitaire ou de rendement ne peut être garanti, ces résultats dépendant de nombreux facteurs hors du contrôle d’EMBLÈME.

Le CLIENT s’engage à collaborer raisonnablement avec EMBLÈME et à fournir, dans les délais requis, les informations, accès, documents, contenus et approbations nécessaires à la réalisation du mandat.

Le CLIENT est responsable de l’exactitude des renseignements qu’il transmet à EMBLÈME, notamment les coordonnées, prix, promotions, caractéristiques de produits ou services, textes techniques, informations réglementées, dates, statistiques et autres données destinées à être publiées ou utilisées dans le cadre du mandat.

EMBLÈME peut se fier aux informations fournies ou approuvées par le CLIENT sans devoir en vérifier systématiquement l’exactitude juridique, technique ou factuelle auprès de sources externes, sauf si cette vérification fait expressément partie du mandat.

À moins qu’un service de création de contenu ne soit prévu dans la soumission, le CLIENT doit fournir les textes, photos, vidéos, logos, documents et autres éléments nécessaires à la réalisation du projet dans un format exploitable.

Des services de rédaction, révision, traduction, photographie, vidéo, illustration ou production de contenu peuvent être offerts moyennant des frais supplémentaires.

Les images ou autres contenus provenant de banques de contenu sont utilisés conformément aux licences offertes par leurs fournisseurs. Leur utilisation demeure assujettie aux modalités de ces licences.

Lorsque du matériel est fourni par le CLIENT, celui-ci déclare disposer des droits, autorisations, licences et consentements nécessaires à son utilisation.

Le CLIENT demeure responsable de toute réclamation d’un tiers relative au contenu qu’il fournit à EMBLÈME.

Sous réserve du paiement intégral des sommes dues, les créations originales réalisées spécifiquement pour le CLIENT dans le cadre du mandat lui sont remises selon les modalités prévues à la soumission.

Toutefois, les éléments appartenant antérieurement à EMBLÈME, ses méthodes de travail, processus, modèles, outils, bibliothèques, composantes réutilisables, savoir-faire et autres éléments génériques demeurent la propriété d’EMBLÈME.

Les logiciels, extensions, thèmes, polices de caractères, banques d’images, plateformes, applications, services SaaS et autres composantes appartenant à des tiers demeurent soumis aux licences et conditions de leurs propriétaires respectifs.

Sauf indication contraire à la soumission, la remise d’un projet au CLIENT ne comprend pas automatiquement le transfert de licences appartenant à EMBLÈME ni la remise de fichiers de travail internes ou de fichiers sources modifiables.

EMBLÈME peut présenter les réalisations produites pour le CLIENT dans son portfolio, son site Web, ses réseaux sociaux, ses présentations commerciales ou ses dossiers de candidature, sauf entente de confidentialité ou demande contraire convenue par écrit.

Le CLIENT est responsable de vérifier les maquettes, textes, épreuves, visuels, campagnes, contenus et fonctionnalités qui lui sont soumis pour approbation.

Une approbation donnée par courriel, par un outil de gestion de projet, verbalement lorsqu’elle est confirmée par la suite, ou par tout autre moyen convenu entre les parties peut être considérée comme une autorisation de poursuivre les travaux ou de procéder à la publication.

Une fois un élément approuvé, toute modification additionnelle peut être considérée comme une nouvelle demande et être facturée en supplément.

EMBLÈME ne peut être tenue responsable d’une erreur présente dans un contenu, un prix, une information ou un visuel ayant été expressément approuvé par le CLIENT, sauf dans la mesure où une telle responsabilité ne peut être exclue en vertu de la loi.

Les dates prévues à une soumission sont établies en fonction des informations disponibles au moment de l’estimation et de la collaboration anticipée du CLIENT.

Lorsque requis, le début de la production est notamment conditionnel à la réception du dépôt, des contenus nécessaires et des approbations préalables.

Tout retard du CLIENT dans la remise du matériel, des accès, des commentaires ou des approbations peut entraîner un report de l’échéancier selon les disponibilités d’EMBLÈME.

Lorsque le projet demeure en attente pendant une période importante en raison du CLIENT, EMBLÈME peut devoir replanifier sa réalisation selon sa capacité de production au moment où le CLIENT sera prêt à reprendre les travaux.

Les délais associés aux fournisseurs externes, plateformes technologiques, hébergeurs, registraires, médias, imprimeurs ou autres tiers ne sont pas sous le contrôle d’EMBLÈME.

Sauf indication contraire à la soumission, un premier versement correspondant à 50 % de la valeur du mandat est exigé à l’acceptation de la soumission.

Les factures sont payables sur réception, selon les modalités indiquées sur celles-ci.

Les travaux ou demandes supplémentaires qui ne faisaient pas partie de la soumission initiale peuvent être facturés selon une estimation complémentaire ou selon le taux horaire en vigueur au moment de leur réalisation.

Les modifications demandées après l’approbation finale ou la mise en ligne d’un projet sont considérées comme de nouvelles interventions et sont facturables, sauf lorsqu’elles visent à corriger une erreur directement attribuable à EMBLÈME.

Des frais d’administration de 1,5 % par mois, soit 18 % par année, peuvent être ajoutés sur toute facture demeurant impayée plus de 30 jours après sa date de facturation.

EMBLÈME peut suspendre les travaux ou certains services lorsqu’une facture échue demeure impayée après avis au CLIENT.

Pour les projets comprenant de la production imprimée ou manufacturée, les quantités finales peuvent varier de plus ou moins 10 % lorsque cette variation est conforme aux pratiques du fournisseur. Les frais de livraison ne sont pas inclus sauf indication contraire à la soumission.

EMBLÈME peut modifier ses tarifs pour ses services futurs ou récurrents.

Une modification tarifaire ne modifie pas rétroactivement les services déjà payés ou une portion de mandat déjà facturée à prix fixe.

EMBLÈME peut maintenir temporairement un ancien tarif pour certains CLIENTS sans que cette pratique ne constitue une renonciation à son droit de modifier ultérieurement sa tarification.

La réalisation d’un mandat peut nécessiter l’utilisation de produits ou services appartenant à des tiers, notamment Google, Meta, Microsoft, Adobe, WordPress, WooCommerce, fournisseurs d’hébergement, registraires de noms de domaine, plateformes d’infolettres, outils de paiement, extensions, API, services infonuagiques ou outils d’intelligence artificielle.

Ces fournisseurs sont indépendants d’EMBLÈME et peuvent modifier sans préavis leurs tarifs, fonctionnalités, conditions d’utilisation, politiques, interfaces, API ou niveaux de service.

EMBLÈME ne peut garantir la disponibilité permanente, la pérennité ou le fonctionnement sans interruption de ces services.

Lorsque des frais de tiers sont nécessaires au fonctionnement d’une solution, ces frais demeurent à la charge du CLIENT, sauf indication contraire à la soumission.

Une modification importante imposée par un fournisseur externe qui nécessite une adaptation, une migration ou une intervention d’EMBLÈME peut entraîner des frais supplémentaires.

Lorsque l’hébergement est fourni ou géré par EMBLÈME, les frais demeurent payables pour toute période pendant laquelle le service est activé, qu’il soit utilisé ou non par le CLIENT.

EMBLÈME prend des moyens raisonnables afin d’offrir ou de sélectionner des services fiables, mais ne peut garantir qu’un serveur, un hébergeur ou une infrastructure technologique sera disponible sans interruption.

EMBLÈME ne peut être tenue responsable, dans la mesure permise par la loi, des pertes de revenus, d’achalandage ou d’occasions commerciales causées directement par une interruption ou une défaillance d’un fournisseur d’hébergement tiers.

Lorsque le CLIENT gère lui-même son nom de domaine, il est responsable de son renouvellement, de ses coordonnées administratives et des paiements requis auprès de son registraire.

Lorsque le renouvellement du nom de domaine est géré par EMBLÈME, il est effectué selon les modalités du service convenu avec le CLIENT. Toute demande d’annulation devrait être transmise par écrit au moins 30 jours avant la date de renouvellement.

Le CLIENT doit maintenir des coordonnées valides auprès d’EMBLÈME afin de recevoir les avis concernant ses services.

La transmission d’un courriel dépend de nombreux systèmes et fournisseurs externes.

EMBLÈME ne peut garantir qu’un message électronique sera transmis, reçu, classé correctement ou exempt de filtrage par un système antipourriel.

Dans la mesure permise par la loi, EMBLÈME ne peut être tenue responsable des conséquences d’un courriel bloqué, filtré, retardé ou non livré lorsque l’événement résulte d’un service, d’une configuration ou d’une infrastructure hors de son contrôle.

Le CLIENT demeure responsable de conserver les copies et sauvegardes des communications qui sont importantes pour ses opérations.

Aucun site Web, serveur, logiciel ou système connecté à Internet ne peut être considéré comme entièrement à l’abri d’une attaque informatique, d’une vulnérabilité ou d’une interruption.

EMBLÈME applique les mesures prévues dans le mandat qui lui est confié, mais ne garantit pas qu’un site ou un système sera exempt de piratage, virus, logiciels malveillants ou vulnérabilités.

À moins qu’un forfait de maintenance ou une entente spécifique ne prévoit le contraire, le CLIENT demeure responsable du maintien et de la mise à jour de son site, de ses extensions, logiciels, comptes et systèmes après la livraison.

Lorsqu’un site ou un système présente un risque pour une infrastructure, un serveur, d’autres CLIENTS ou des tiers, EMBLÈME peut prendre temporairement les mesures nécessaires pour limiter les dommages, notamment suspendre l’accès au service.

Lorsque l’incident n’est pas attribuable à une faute d’EMBLÈME ou à un service de maintenance expressément inclus au mandat, les interventions requises pour analyser, nettoyer, restaurer ou sécuriser le système peuvent être facturées au CLIENT.

Le CLIENT est responsable des contenus qu’il demande à EMBLÈME de publier, héberger, promouvoir ou diffuser.

Le CLIENT s’engage à ne pas utiliser les services d’EMBLÈME à des fins illégales ou pour diffuser du contenu qui contrevient aux lois applicables ou aux droits de tiers.

Sont notamment interdits les activités de piratage, la diffusion de logiciels malveillants, les campagnes de pourriel non conformes, les activités frauduleuses ainsi que l’utilisation d’une infrastructure d’EMBLÈME d’une manière susceptible de compromettre la sécurité ou la réputation de ses systèmes ou de ceux de ses fournisseurs.

EMBLÈME peut refuser ou retirer un contenu lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire que celui-ci est illégal, porte atteinte aux droits d’un tiers ou expose EMBLÈME ou ses fournisseurs à un risque important.

Le CLIENT est responsable de déterminer les obligations légales applicables à ses activités en matière de protection des renseignements personnels, notamment celles découlant des lois québécoises applicables telles que modifiées par la Loi 25.

Selon le mandat confié, EMBLÈME peut accompagner le CLIENT dans l’implantation ou la configuration technique de mesures et technologies relatives à la protection des renseignements personnels.

Ces interventions peuvent notamment comprendre l’installation ou la configuration d’un outil de gestion du consentement, de témoins, de solutions analytiques, de formulaires, d’une politique de confidentialité fournie ou approuvée par le CLIENT ou de certaines fonctionnalités permettant de gérer les préférences des utilisateurs.

Ces services constituent un accompagnement technique et ne constituent pas un avis juridique ni une confirmation de conformité.

Le CLIENT demeure notamment responsable :

• d’identifier les renseignements personnels qu’il recueille, utilise, communique ou conserve;
• de déterminer les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis;
• d’identifier les consentements ou autres fondements juridiques requis;
• d’établir les politiques, procédures, avis et documents nécessaires;
• d’identifier les technologies de profilage, d’identification, de localisation ou autres technologies concernées;
• de déterminer si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou toute autre analyse particulière est requise;
• de déterminer les obligations applicables lorsqu’un fournisseur traite ou conserve des renseignements personnels à l’extérieur du Québec;
• de maintenir ses politiques et pratiques à jour lorsque ses activités, ses fournisseurs ou les lois applicables évoluent.

Lorsque le CLIENT demande à EMBLÈME de configurer une technologie selon certains paramètres, EMBLÈME peut procéder selon les instructions reçues et les possibilités techniques offertes par le fournisseur. Cette intervention ne signifie pas qu’EMBLÈME confirme que ces paramètres satisfont aux obligations légales du CLIENT.

EMBLÈME est une agence de communication et non un cabinet juridique. Elle ne fournit donc aucun avis juridique et ne garantit pas la conformité du CLIENT à la Loi 25 ou à toute autre loi relative à la protection des renseignements personnels.

Lorsque les circonstances le justifient, le CLIENT devrait faire valider ses pratiques par un avocat, un professionnel de la protection des renseignements personnels ou tout autre spécialiste compétent.

Dans le cadre de ses services, EMBLÈME peut conseiller, recommander, configurer, intégrer ou utiliser des technologies d’intelligence artificielle (« IA »), d’IA générative, d’automatisation ou d’aide à la prise de décision.

Ces technologies peuvent notamment être utilisées pour la création ou l’adaptation de textes, d’images, de concepts, de données, de code, de contenus marketing, d’analyses ou d’automatisations.

EMBLÈME peut guider le CLIENT quant aux possibilités techniques et pratiques offertes par ces technologies. Cet accompagnement ne constitue toutefois pas un avis juridique concernant leur utilisation.

Lorsque le CLIENT choisit d’utiliser ou de faire intégrer un outil d’IA, il demeure responsable de déterminer si son utilisation est appropriée et conforme aux lois, règlements, obligations contractuelles, règles professionnelles et politiques applicables à ses activités.

Il appartient notamment au CLIENT de valider, lorsque requis :

• la légalité de la collecte, de l’utilisation ou de la transmission de renseignements personnels ou confidentiels;
• les consentements nécessaires;
• les conditions d’utilisation et politiques de confidentialité du fournisseur;
• les obligations relatives aux droits d’auteur, à la propriété intellectuelle et aux droits de tiers;
• les obligations applicables lorsqu’un système automatisé participe à une décision concernant une personne;
• l’exactitude, la pertinence et la fiabilité des résultats produits.

Le CLIENT reconnaît que les technologies d’IA peuvent générer des informations inexactes, incomplètes, similaires à des œuvres existantes ou autrement inappropriées pour certaines utilisations.

Une validation humaine demeure donc nécessaire avant d’utiliser un contenu ou une recommandation généré par une IA dans un contexte où son exactitude, sa légalité ou ses conséquences peuvent être importantes.

Sauf lorsqu’une telle transmission est expressément nécessaire au mandat et a été autorisée, le CLIENT devrait éviter de transmettre à EMBLÈME, aux fins d’utilisation dans un outil d’IA, des renseignements personnels, confidentiels, sensibles ou protégés par une obligation de confidentialité.

EMBLÈME ne garantit pas le fonctionnement, la disponibilité, les pratiques de traitement des données ou l’évolution des conditions d’utilisation d’un fournisseur d’IA externe.

Une recommandation, configuration ou intégration technique réalisée par EMBLÈME ne constitue pas une confirmation que l’utilisation envisagée est juridiquement conforme.

Lorsqu’une utilisation présente un enjeu juridique, réglementaire ou professionnel particulier, EMBLÈME peut recommander au CLIENT d’obtenir l’avis d’un professionnel qualifié avant de procéder.

Lorsque le mandat comprend l’envoi d’infolettres, de courriels promotionnels, de messages texte ou d’autres messages électroniques commerciaux, le CLIENT demeure responsable de déterminer s’il possède les consentements et autres autorisations nécessaires pour communiquer avec les destinataires.

Le CLIENT est notamment responsable de la provenance et de la légitimité de ses listes de contacts ainsi que de la conservation des informations nécessaires pour démontrer les consentements sur lesquels il s’appuie.

EMBLÈME peut configurer les outils permettant notamment l’abonnement, le désabonnement, l’identification de l’expéditeur ou la gestion de listes, mais cette assistance technique ne constitue pas une confirmation de la conformité juridique du CLIENT à la Loi canadienne anti-pourriel (« LCAP »).

Le CLIENT s’engage à ne pas utiliser les plateformes, comptes ou infrastructures gérés par EMBLÈME pour effectuer des envois qui contreviennent aux lois applicables ou qui pourraient compromettre la réputation des systèmes d’envoi.

EMBLÈME peut suspendre un service ou interrompre temporairement un mandat lorsqu’un CLIENT :

• ne respecte pas ses obligations de paiement;
• ne fournit pas les informations ou collaborations nécessaires à la poursuite du mandat;
• utilise les services d’une façon illégale ou abusive;
• compromet la sécurité ou l’intégrité d’un système;
• demande à EMBLÈME d’effectuer une intervention qu’elle estime illégale, trompeuse ou contraire à ses obligations professionnelles.

Lorsque la situation le permet, EMBLÈME transmettra au CLIENT un avis et une occasion raisonnable de corriger le manquement avant la suspension définitive du service.

En présence d’un risque sérieux pour la sécurité, d’une activité manifestement illégale ou d’une urgence nécessitant une intervention immédiate, EMBLÈME peut agir sans préavis afin de protéger ses systèmes, ses fournisseurs ou des tiers.

En cas de fin anticipée du mandat, les travaux réalisés, dépenses engagées, achats effectués et services rendus jusqu’à la date de fin demeurent payables.

Les dépôts déjà versés sont appliqués aux sommes dues et aux travaux effectués. Leur remboursement, en tout ou en partie, dépend de l’état d’avancement du mandat, des dépenses déjà engagées et des modalités particulières de la soumission.

EMBLÈME s’engage à fournir ses services de manière professionnelle et selon les paramètres convenus au mandat.

Le CLIENT reconnaît cependant que les services numériques reposent sur des technologies, fournisseurs, réseaux et systèmes qui peuvent présenter des interruptions, erreurs ou limitations hors du contrôle raisonnable d’EMBLÈME.

Dans la mesure permise par la loi, EMBLÈME ne peut être tenue responsable des dommages indirects, des pertes de profits, de revenus, de données, d’occasions commerciales ou d’achalandage découlant notamment d’une interruption d’un service tiers, d’un piratage, d’une modification d’algorithme, d’une panne d’une plateforme ou d’une décision prise par le CLIENT sur la base d’informations provenant d’un tiers.

Aucune disposition des présentes ne vise toutefois à exclure une responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée.

Aucune partie ne sera considérée en défaut lorsqu’un retard ou une impossibilité d’exécution résulte d’un événement hors de son contrôle raisonnable.

Ces événements peuvent notamment comprendre une panne majeure, une cyberattaque généralisée, une interruption importante d’un fournisseur, un incendie, une catastrophe naturelle, une grève, une décision gouvernementale ou toute autre situation de force majeure reconnue par la loi.

Les échéanciers pourront être ajustés en conséquence.

EMBLÈME peut mettre à jour les présentes clauses et conditions afin de tenir compte de l’évolution de ses services, de ses pratiques ou du cadre technologique et réglementaire.

Les conditions applicables à un mandat à prix fixe sont celles acceptées avec la soumission correspondante, sauf modification acceptée par les deux parties.

Pour les services continus ou récurrents, une version mise à jour des conditions peut s’appliquer pour une période future suivant un avis raisonnable transmis au CLIENT.

La soumission acceptée, les présentes conditions générales et toute entente écrite complémentaire applicable constituent l’entente entre EMBLÈME et le CLIENT relativement au mandat concerné.

En cas de contradiction entre une disposition particulière d’une soumission et les présentes conditions générales, la disposition particulière de la soumission prévaut pour le mandat visé.

Si une disposition des présentes conditions est déclarée invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent en vigueur dans la mesure permise par la loi.

Les présentes conditions ainsi que les mandats conclus avec EMBLÈME sont régis par les lois applicables dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent.

Tout différend relatif à un mandat sera soumis aux tribunaux compétents du Québec, sous réserve des règles impératives applicables.